Ma cosa si intende per office automation o smart office?

Le soluzioni di office automation o smart office rappresentano il principale alleato della produttività in un’azienda. La digitalizzazione dei documenti, la loro gestione in sicurezza, la condivisione e la conservazione nel rispetto delle normative vigenti dovrebbero essere requisiti indispensabili per garantire flussi di lavoro più fluidi ed efficaci.

I programmi utilizzati per la produttività sono progettati per automatizzare e velocizzare tutti i flussi di lavoro all’interno degli uffici con lo scopo di migliorare la gestione aziendale. Ci sono i software per la gestione della posta elettronica, per scrivere testi, fogli di calcolo elettronici per eseguire calcoli più o meno complessi, per creare grafici e presentazioni, per archiviare dati in modo da avere un archivio digitale sicuro di facile e veloce consultazione.

Spesso questi programmi non sono disponibili solo singolarmente ma raccolti all’interno di un unico pacchetto (suite) accessibile sia off-line con una installazione sul proprio dispositivo (pc, tablet o smartphone) che on-line attraverso delle soluzioni in cloud.

Ma il concetto di office automation si estende all’ottimizzazione di tutto il flusso di lavoro attraverso una combinazione di hardware (PC desktop, notebook, tablet, smartphone, server, scanner, stampanti, apparati di rete, storage ecc…), servizi (connettività internet, cloud ecc…) e software pensata e progettata ad-hoc in modo da evitare inutili investimenti e sprechi di risorse.

L’obiettivo è quello di sostituire processi tradizionali con attività e procedure digitalizzate perfettamente integrate con i seguenti fondamentali vantaggi:

• riduzione dei consumi energetici, degli spazi per esempio dedicati all’archiviazione cartacea e dei materiali di consumo
• accesso agile e sicuro alle informazioni anche da remoto grazie agli archivi in cloud
• maggior produttività dei dipendenti con la possibilità di ridurre i tempi per le attività a basso valore aggiunto come il data entry, riconciliazione contabile ecc…
• efficienza nei processi lavorativi con la possibilità di condividere, revisionare ed accedere ai documenti di tipologie diverse in modo più facile e veloce
• qualità del lavoro grazie alle procedure di collaboration service

Nel mercato di oggi esistono svariati software di office automation ma, in questo articolo, vogliamo soffermarci sulle soluzioni open source gratuite sia on-line che off-line in grado di fornire tutti gli strumenti necessari ad una piccola media impresa.

Al primo posto troviamo la versione gratuita on-line della suite più famosa al mondo, Office di Microsoft. E’ sufficiente iscriversi gratuitamente al seguente link login.microsftonline.com per avere accesso alle seguenti applicazioni sul web (dal sito web ufficiale Microsoft):

• Word. Crea e modifica curriculum, newsletter e documenti dall’aspetto accattivante e invita altri a rivederli e ad apportare modifiche in tempo reale. In più, accedi a modelli Word gratuiti, strumenti di formattazione per lo stile APA, MLA e Chicago e aumenta le funzionalità con i componenti aggiuntivi gratuiti.
• Excel. Organizza i tuoi dati nei familiari fogli di calcolo e nelle cartelle di lavoro, mentre tutte le modifiche vengono salvate automaticamente. Crea rappresentazioni grafiche moderne che trasformano i numeri in informazioni di valore. Collabora in tempo reale con altre persone mantenendo tutti in sincronia.
• Powerpoint. Trasforma le tue idee in presentazioni di forte impatto usando modelli dall’aspetto professionale. Usa animazioni, transizioni foto e video per raccontare storie esclusive e straordinarie. Crea presentazioni in contemporanea con altre persone, ovunque ti trovi.

e tanti altri tra cui Outlook Web per gestire la posta elettronica.

Altra soluzione in cloud gratuita molto utilizzata è la suite messa a disposizione gratuitamente da Google. Anche in questo caso abbiamo tutti gli strumenti di produttività per gestire documenti, fogli di calcolo, presentazione ed email.

La capacità di archiviazione gratuita messa a disposizione da queste soluzioni è più che sufficiente per supportare la quantità di informazioni di una piccola media impresa.

Tutte le soluzioni in cloud sono disponibili anche con pacchetti in abbonamento che consentono un uso ancora più professionale delle applicazioni con una capacità di archiviazione maggiore.

Come ultima soluzione gratuita open source (con versione anche off-line) abbiamo scelto OnlyOffice (link al sito web ufficiale).

Con la versione 7.2 è considerata una delle principali alternative open source alle suite office di Microsoft e Google. L’ultima versione si arricchisce ulteriormente con alcune novità, tra cui spiccano tra l’altro il Plugin Manager, i nuovi campi per i moduli, i fogli di calcolo incorporabili, e l’aggiornamento della UI.

Il Plugin Manager permette di esplorare tutti i plugin disponibili, installarli o rimuoverli con un solo click. Altro modulo interessante è il Live Viewer, pensato per semplificare la vita ai team che lavorano insieme a un documento, rendendo evidenti a prima vista i cambiamenti introdotti da ogni altro utente in tempo reale. Nei fogli elettronici sono disponibili nuove funzioni come Link to data range, che aiuta a trovare facilmente i dati desiderati anche in grandi documenti, e Switch Row/Column, per scambiare velocemente righe e colonne nei grafici. Inoltre la funzione OLE (Object Linking and Embedding) permette di inserire fogli elettronici appunto come oggetti OLE in documenti di testo, spreadsheet e slide, per condividere più facilmente dati e statistiche tra diversi documenti. E’ stata potenziata anche la funzione di ricerca grazie alla nuova Search Bar con nuove opzioni di ricerca dettagliata.

Infine la piena compatibilità con i formati standard XML, open document e Microsoft.

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